Máte správné znění zápisu ze shromáždění?

Spousta z vás vlastní byt v bytovém domě a účastní se shromáždění společenství vlastníků. Z každé takové domovní schůze se připravuje záznam. Jak má správně zápis ze shromáždění vypadat?

V rámci SVJ mám mnohaletou praxi a  mohu naprosto jistě říct, že téměř každé společenství vlastníků má v zápisech ze shromáždění závažné chyby. Je velkou výjimkou, pokud jsou v pořádku.

Co jsou nejčastější chyby v zápisech ze shromáždění SVJ:

  • chyby v počítání hlasů,
  • nejasná rozhodnutí,
  • absence rozhodnutí jako takového, i když k projednání došlo,
  • nedodržení programu podle pozvánky,
  • zbytečné body prodlužující schůzi,
  • nedostatečné označení SVJ a potřebných skutečností/osob,
  • lpění na tradicích domu místo dodržování přijatých stanov…a další.

Možností pochybení je samozřejmě mnohem více, škála je opravdu pestrá. Zapisovatelé si bohužel často nesprávných formulací nevšimnou, protože „tak se to tady vždycky psalo“. Problémem však je, že takové vady mají značný vliv na chod společenství. Co například může zapříčinit, když nemáte v pořádku zápisy ze schůzí?

  1. Když podáváte návrh na změnu v obchodním rejstříku, řízení vám zastaví, protože nejste schopní dodat formálně správnou listinu. Musíte pak  znovu svolávat shromáždění, znovu platit soudní poplatek a znovu podávat návrh.
  2. Když špatně zformulujete schvalování výší měsíčních plateb (příspěvky na správu domu/“fond oprav“, zálohy na služby), nevznikne členům formální povinnost je hradit a ani s vymáháním u soudu neuspějete.
  3. Když nesprávně schválíte úvěrovou smlouvu, pak ani soudně nedonutíme člena společenství, aby hradil svůj podíl na úvěru.
  4. Formálně nesprávná rozhodnutí (na jakékoliv téma) může každý člen společenství napadnout žalobou u soudu. SVJ prohraje a kromě nutnosti znovu přijímat rozhodnutí musí také zaplatit náklady řízení sobě i členovi, který žalobu podal.
  5. Pokud dobře neformulujete, jaké opravy shromáždění schvaluje, může pak výbor při zadávání prací překročit svá oprávnění a mohlo by dojít až k zpronevěře.
  6. …..a spousta dalších možností.

Máte v pořádku vaše zápisy? Zkontrolovali jste, že všechny náležitosti ze stanov i zákona splňujete? Máte dobré vzory pro formulaci rozhodnutí/usnesení, nebo samotné vzory pro zápisy ze shromáždění? Doporučuji, abyste předcházeli komplikovaným situacím a vyřešili vše jednoduše předem.

Pokud potřebujete s čímkoliv týkajícím se zápisů poradit, SVJ jsou moje specializace. Poskytuji placené právní služby, pro jejich objednání volejte +420 774 411 933, nebo pište na strakova@advokatnisluzba.cz.

Upozornění : Tento příspěvek je osobním názorem autorky na výklad právních předpisů. Nejedná se o odborný text, čemuž jsou co nejvíce přizpůsobovány formulace. Zohledněte také datum, kdy byl článek napsán, právní úprava se mohla od té doby změnit. Nejedná se o právní poradenství – vaše situace může vykazovat specifika, které obecnost tohoto článku nemůže pojmout. Pokud potřebujete právní služby a poradenství, obraťte se na advokáta popř. notáře. Nezapomeňte také, že i tento článek je chráněn autorským právem a nikde jej necitujte bez uvedení zdroje a autorky.